東京都行政書士会

内容証明郵便

「誰が、いつ、どんな内容の文書を誰に郵送したか、を証拠として残したい。」

その場合は、内容を証明したい文書を内容証明郵便で出しましょう。ただし、内容証明郵便にする場合は、書き方などに色々制約がありますから、注意が必要です。

当事務所にご依頼いただいた場合は、お客様から詳細をお伺いし、内容証明郵便で送る文書を作成させていただきます。内容証明を出したことが、逆にお客様に不利な証拠になってしまわないよう、文面に関してのアドバイスもさせていただきます。

*当事務所の報酬額: ¥20,000~(+消費税)

▼内容証明郵便とは

郵便局(郵便事業株式会社)が、郵便で送る文書について、「いつ、誰が、誰に、どういう内容の文書を送ったか」を、送付文書のコピーを5年間保存することで証明する制度です。

▼内容証明の注意点

  • 書かれている内容が真実かどうかを証明するものではありません。
  • すべての郵便局の事業所で取り扱っているわけではありません。
  • 文書以外のもの(添付書類、図面、返信用封筒等)は同封できません。
  • トラブルがある中で安易に出すと、かえって問題がこじれることもあります。
  • 文章の書き方に気を付けないと、自分に不利な証拠になってしまう可能性もあります。

▼相手が受取りを許否したら?

受取人が中身を見ていなくても、相手に通知が到達したことになり、契約解除や債権譲渡などの通知の法的効力は生じます。

▼使える文字

  1. 仮名
  2. 漢字
  3. 数字
  4. 英字(固有名詞に限る)
  5. 括弧
  6. 句読点
  7. その他一般に記号として使用されるもの

▼字数と行数の制限

<縦書きの場合>
(A) 1行20字以内で、1枚26行以内

<横書きの場合>
(A) 1行13字以内で、1枚40行以内
(B) 1行20字以内で、1枚26行以内
(C) 1行26字以内で、1枚20行以内

▼字数の計算方法

  • 記号は1個1字。
  • 括弧は上下(横書きの場合は左右)で1個とし、上(横書きの場合は左)の括弧の属する行の字数として計算する。
  • 文字や数字を円や四角形などの簡単な枠で囲ったものは、枠を1字として各文字との合計が字数になる。ただし、文中の序列を示す記号として使用されている場合は、全体を1字として計算する。
  • 文字に付けた傍点や下線は、文字と一体と考えて計算する。

▼訂正方法

  • 文字の訂正、挿入、削除をする場合は、欄外か末尾の余白に、その字数及び箇所を記載し、差出人の印鑑を押印する。
  • 訂正、削除した文字は、明確に読み取れるような状態で残しておく。

▼その他、作成上の注意点

  • 複数枚に渡る場合は、つづり目に契印(割り印)する。
  • 末尾の余白に、差出人と受取人の住所氏名を付記する。但し、文書中に記載されたものと同一の場合は、省略できる。
  • 付記された文字は、字数または枚数に数えない。

▼送付にかかる料金

  • 内容証明料(420円 2枚目以降は1枚につき250円加算)+ 送料 + 書留料
  • 配達証明(付けることをお勧めします)や速達にする場合は、その分を加算

▼送付時に郵便局へ持って行くもの

  1. 送付する文書
  2. 送付する文書のコピー(2部)
  3. 差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒
  4. 送付にかかる料金
  5. 念のため、差出人の印鑑も持参することをお勧めします。

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