「誰が、いつ、どんな内容の文書を誰に郵送したか、を証拠として残したい。」
その場合は、内容を証明したい文書を内容証明郵便で出しましょう。ただし、内容証明郵便にする場合は、書き方などに色々制約がありますから、注意が必要です。
当事務所にご依頼いただいた場合は、お客様から詳細をお伺いし、内容証明郵便で送る文書を作成させていただきます。内容証明を出したことが、逆にお客様に不利な証拠になってしまわないよう、文面に関してのアドバイスもさせていただきます。
*当事務所の報酬額: ¥20,000~(+消費税)
▼内容証明郵便とは
郵便局(郵便事業株式会社)が、郵便で送る文書について、「いつ、誰が、誰に、どういう内容の文書を送ったか」を、送付文書のコピーを5年間保存することで証明する制度です。
▼内容証明の注意点
- 書かれている内容が真実かどうかを証明するものではありません。
- すべての郵便局の事業所で取り扱っているわけではありません。
- 文書以外のもの(添付書類、図面、返信用封筒等)は同封できません。
- トラブルがある中で安易に出すと、かえって問題がこじれることもあります。
- 文章の書き方に気を付けないと、自分に不利な証拠になってしまう可能性もあります。
▼相手が受取りを許否したら?
受取人が中身を見ていなくても、相手に通知が到達したことになり、契約解除や債権譲渡などの通知の法的効力は生じます。
▼使える文字
- 仮名
- 漢字
- 数字
- 英字(固有名詞に限る)
- 括弧
- 句読点
- その他一般に記号として使用されるもの
▼字数と行数の制限
<縦書きの場合>
(A) 1行20字以内で、1枚26行以内
<横書きの場合>
(A) 1行13字以内で、1枚40行以内
(B) 1行20字以内で、1枚26行以内
(C) 1行26字以内で、1枚20行以内
▼字数の計算方法
- 記号は1個1字。
- 括弧は上下(横書きの場合は左右)で1個とし、上(横書きの場合は左)の括弧の属する行の字数として計算する。
- 文字や数字を円や四角形などの簡単な枠で囲ったものは、枠を1字として各文字との合計が字数になる。ただし、文中の序列を示す記号として使用されている場合は、全体を1字として計算する。
- 文字に付けた傍点や下線は、文字と一体と考えて計算する。
▼訂正方法
- 文字の訂正、挿入、削除をする場合は、欄外か末尾の余白に、その字数及び箇所を記載し、差出人の印鑑を押印する。
- 訂正、削除した文字は、明確に読み取れるような状態で残しておく。
▼その他、作成上の注意点
- 複数枚に渡る場合は、つづり目に契印(割り印)する。
- 末尾の余白に、差出人と受取人の住所氏名を付記する。但し、文書中に記載されたものと同一の場合は、省略できる。
- 付記された文字は、字数または枚数に数えない。
▼送付にかかる料金
- 内容証明料(420円 2枚目以降は1枚につき250円加算)+ 送料 + 書留料
- 配達証明(付けることをお勧めします)や速達にする場合は、その分を加算
▼送付時に郵便局へ持って行くもの
- 送付する文書
- 送付する文書のコピー(2部)
- 差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒
- 送付にかかる料金
- 念のため、差出人の印鑑も持参することをお勧めします。